Een klacht over een inbreuk op wetenschappelijke integriteit kan worden ingediend bij het secretariaat van de Commissie. De klacht moet in ieder geval een duidelijke omschrijving van de inbreuk en de naam van de betrokken medewerker bevatten. Als de klacht niet aan alle formele vereisten voldoet, kan besloten worden de klacht niet te behandelen. Zie voor alle eisen waaraan een klacht moet voldoen de Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit Universiteit Leiden en LUMC.

Als de klacht inhoudelijk wordt behandeld, zal de Commissie de klacht onderzoeken aan de hand van de Klachtregeling en de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit.

De medewerker op wie de klacht betrekking heeft wordt dan in de gelegenheid gesteld een verweerschrift in te dienen. Daarnaast wordt er een hoorzitting georganiseerd waarin beide partijen hun standpunten mondeling kunnen toelichten en de Commissie vragen kan stellen.

Na het onderzoek stelt de Commissie een advies op over gegrondheid van de klacht en stuurt dat aan het College van Bestuur. Het College van Bestuur zal vervolgens besluiten om het advies al dan niet over te nemen en welke maatregelen genomen worden indien de klacht gegrond is. Dit oordeel wordt samen met het advies aan beide partijen gestuurd.

Als een van de partijen het daar niet mee eens is, kan het oordeel worden voor een second opinion worden voorgelegd aan het Landelijk Orgaan Wetenschappelijke integriteit (LOWI). Daar zal de klacht en de gevolgde procedure nogmaals worden bekeken. Na de procedure bij het LOWI zal het College van Bestuur een definitief besluit nemen over de klacht.

Iedereen die bij de behandeling van klacht is betrokken is geheimhouding verschuldigd. Dit houdt in dat zolang de Commissie nog geen advies heeft uitgebracht beide partijen niet openlijk over de klacht naar buiten mogen treden. Het is uiteraard wel mogelijk om zich te laten bijstaan, bijvoorbeeld door een advocaat.

Indien je twijfelt of je een wel klacht moet indienen of als je andere vragen heeft die je vertrouwelijk wil bespreken, kan je altijd eerst contact opnemen met een van de Vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersoon kan assisteren bij pogingen om te bemiddelen of de zaak op een andere manier op te lossen. De vertrouwenspersoon kan je ook adviseren en wegwijs maken bij het indienen van een klacht bij de commissie.