Vergaderafspraken

Raadsleden die geen of goed Nederlands spreken, kunnen door de medezeggenschapsraad op verschillende manieren worden ondersteund.

Naast de vertaaltool en een taalbuddy kunnen er met de voorzitter of secretaris afspraken worden gemaakt om niet-Nederlandssprekende leden te helpen voor, na en tijdens vergaderingen:

Voorbereidend gesprek

Het raadslid kan een voorbereidend één-op-één-gesprek met de voorzitter en/of ambtelijk secretaris voeren. Uit de ervaring van internationale leden van de medezeggenschap is gebleken dat een kort gesprek voorafgaand aan een raads- en overlegvergadering helpt om de stukken beter te begrijpen. Raadsleden kunnen daarbij ook op laagdrempelige wijze vragen stellen.

Afspraken over agenda en vergaderstukken

De voorzitter/ambtelijk secretaris kan met het internationale raadslid afspreken in hoeverre de agenda en vergaderstukken moeten worden doorgenomen. Hierbij is het ook belangrijk dat stukken op tijd worden verstuurd aan de deelnemers, zodat men zich tijdig kan voorbereiden.

Vertaalpauzes

De voorzitter kan tijdens de vergadering korte vertaalpauzes inlassen waarin medezeggenschapsleden door hun taalbuddy’s extra worden bijgepraat; (internationale) medezeggenschapsleden extra verwerkings- en denktijd krijgen, en waarin de voorzitter checkt of iedereen de vergadering nog kan volgen.

Meertaligheid op de agenda

De voorzitter vraagt bij voorkeur in de eerste bijeenkomst aan alle leden wat zij nodig hebben om goed te kunnen functioneren en vergaderen. Dit kan zowel met taal te maken hebben, als met andere eventuele behoeften. Om bij te houden hoe het gaat met het meertalig vergaderen binnen de medezeggenschap, helpt het om dit onderwerp regelmatig te laten terugkeren op de agenda.

Engelse samenvatting

De Universiteitsraad vraagt standaard om een Engelstalige samenvatting van het stuk op het voorblad dat hoort bij het onderwerp. Dit kan als voorbeeld dienen voor andere medezeggenschapsorganen.