Planning & Control

De afdeling Financiën, Planning en Control is verantwoordelijk voor de financiële beheersing van de faculteit. De voornaamste hulpmiddelen hierbij zijn de meerjarenbegroting en de bestuurlijk financiële rapportages van de faculteit. De afdeling vertaalt de universitaire P&C cyclus naar een facultaire en stelt in overleg met de instituten en ondersteunende afdelingen de relevante producten op. Daarnaast geeft de afdeling gevraagd en ongevraagd advies aan het faculteitsbestuur, instituten en ondersteunende afdelingen.

Daarnaast bewaakt de afdeling de interne procedures en regels m.b.t. inkopen, projectbeheer en overige baten. Binnen de afdeling P&C onderscheiden we twee disciplines: project- en business control. 

De demarcatie tussen deze disciplines is of er sprake is van door derden gefinancierd onderzoek of niet.
 

De verdeling van de aandachtsgebieden voor de 1e geldstroom:

• Amrita Gangadin: POWE en CWTS
• Nathalie de Vries-Bock: PSY en IPW
• Rob Lageveen: stichting LUBEC, SSH-Labs en Bèta budget
• Rob van Amsterdam: CAOS, Fac. Bureau en interfacultaire opleidingen

Verdeling projectcontrol

• Remco de Kler: Coördinator en 3e geldstroom
• Hugo van Duijn: 2e geldstroom

Administratieve ondersteuning

• Miryam vd Laan: st LUBEC
• Mea vd Poel: alle geldstromen
   

Activiteiten- en of budgethouder

Als activiteitenhouder bent u verantwoordelijk voor de (controle op de) doelmatige inzet van middelen voor een activiteit (specifiek controleer of de aantallen en bedragen die op facturen staan zijn geleverd en conform gemaakte (prijs)afspraken zijn). Als budgethouder bent u verantwoordelijk voor de controle op de rechtmatigheid (passen de uitgaven binnen mijn budget en voldoen ze aan eventuele subsidievoorwaarden waar mijn budget aan dient te voldoen). Als activiteiten- of budgethouder gaat u waarschijnlijk verplichtingen aan. Daarbij moet u zich houden aan de inkoopregels van de Universiteit. Hieronder wordt uw rol en de inkoopregels nader toegelicht. Leest u dit aandachtig door s.v.p.

Activiteitenhouder: Een doelmatige inzet van middelen houdt in dat het beoogde doel van de activiteit wordt bereikt met de beschikbare budgetten (inkomsten en uitgaven). U bent verantwoordelijk voor het budget van de activiteit. Afwijkingen ten opzichte van het gebudgetteerde resultaat bespreekt u met uw budgethouder. Daarbij geldt dat u zonder voorafgaande toestemming van de budgethouder geen verplichtingen mag aangaan die leiden tot een lager resultaat dan het gebudgetteerde resultaat. (NB bij inverdiende gelden is er geen budget maar is het beschikbaar saldo leidend. Hierbij volgt u de richtlijnen van het instituut (en de Universiteit Leiden).

Budgethouder: De controle op de rechtmatigheid betekent controleren of de activiteitenhouder handelt conform geldende afspraken (o.a. interne richtlijnen, budgetten, beschikbaar saldo). U bent eindverantwoordelijk voor het budget van een of meerdere activiteiten. Afwijkingen ten opzichte van het gebudgetteerde resultaat – voor  het totaal van uw activiteiten – bespreekt  u met uw instituutsmanager. Daarbij geldt dat u zonder voorafgaande toestemming van de instituutsmanager geen verplichtingen mag aangaan die leiden tot een lager resultaat dan het gebudgetteerde resultaat (voor al uw activiteiten). U kunt een activiteitenhouder dus ook geen toestemming geven om een lager resultaat te behalen als u dit niet kan compenseren met een hoger resultaat op een andere activiteit.  

Inkoopregels

Voorgenomen (opeenvolgende) inkopen bij een en dezelfde leverancier voor meer dan
€ 30.000, dient u te melden bij Universitaire Inkoop Leiden (UIL). De melding kunt u hier maken. Let op: het gaat er hier dus specifiek om hoeveel u komende jaren verwacht uit te geven aan deze uitgaven.

Het is dus belangrijk om verder te denken dan die ene bestelling.
Graag bij melding als tweede e-mailadres het adres van de controller Rob van Amsterdam (r.c.c.van.amsterdam@fsw.leidenuniv.nl) opnemen omdat UIL bij hem navraagt of de procedure is gevolgd.  

Geselecteerde leveranciers

U bent verplicht om voor bepaalde inkopen gebruik te maken van geselecteerde leveranciers. Zo moet u bijvoorbeeld uw hardware bestellen bij het ISSC. Maar ook voor vliegreizen en bijvoorbeeld bloemen heeft de Universiteit Leiden afspraken met derden gemaakt.
Hier vindt u een overzicht van overige aanbestede diensten.

Inkoopfacturen

 Inkoopfacturen moeten geadresseerd worden aan:

• Universiteit Leiden, t.a.v. ASSC,
• postbus 9500, 2300 RA LEIDEN
• O.v.v. het sapnummer.

Leveranciers kunnen de factuur (per 1 stuks) digitaal aanleveren via: facturen@assc.leidenuniv.nl

Budgetrapportage & financieel projectfile

Ter ondersteuning van uw rol, ontvangt u maandelijks de “budgetrapportage” en/of de rapportage “financieel projectfile”  van het ISSC. 

In de budgetrapportage onderscheiden we drie soorten activiteiten:

• reguliere SAP nummers (code A)
• 3e geldstroom SAP nummers (code G2)
• 3e geldstroom SAP nummers (code G1)
   

De codes A en G2 zijn codes waarvoor in principe een budget is ingevoerd. Voor de code G1 is geen budget ingevoerd. Deze code wordt gegeven aan bijvoorbeeld inverdiende gelden, waarbij het beschikbaar saldo leidend is. Voor deze nummers is de richtlijn van het instituut leidend. 

Financieel projectfile
De rapportage financieel projectfile is speciaal voor subsidies (o.a. EU, NWO, Hartstichting)  en toont het meerjarenbudget en realisatie van uw projecten.  
 Als u over de budgetrapportages of deze e-mail een vraag hebt, neem dan contact op met de accounthouder van uw instituut (zie hierboven).
 
Voor vragen over de rapportage financieel projectfile kunt u contact opnemen met Remco de Kler, Hugo van Duijn en Mea van der Poel via projectcontrol@fsw.leidenuniv.nl

Declaraties personeel

U heeft tevens een rol in het goedkeuren van declaraties van ons personeel. Dit goedkeuringsproces verloopt hetzelfde als het goedkeuringsproces bij facturen. Ook hiervan stelt u vast in hoeverre uitgaven passend zijn en rechtmatig.
Zie hier een nadere toelichting op de declaratierichtlijnen.

Daarnaast geldt dat niet altijd alles (meer) declarabel is. Bijvoorbeeld cadeaubonnen zijn niet meer declarabel en worden ook echt niet meer vergoed door het Servicepunt Financieel. Wilt u toch een cadeaubon geven dat moet dat een vvv-bon zijn die via het besteldserviceplein is aangevraagd. Vraag een vvv-bon aan.