Aanvragen

Indien u op basis van de checklist uw voorstel voor moet leggen aan de Commissie Ethiek, dient u de volgende stappen te ondernemen:

Neem minimaal zes weken voor de deadline voor het indienen van uw verzoek aan de Commissie Ethiek (zie onderaan deze pagina de deadlines van de Commissie Ethiek) contact op met een datasteward van de faculteit via researchsupport@hum.leidenuniv.nl om een datamanagementplan (DMP) op te stellen.

Daarna dient u het standaard aanvraagformulier voor de Commissie Ethiek in te vullen, welke eerst door de facultaire privacyfunctionaris beoordeeld moet worden. Stuur daarom minimaal vier weken voor de deadline van de Commissie Ethiek het ingevulde aanvraagformulier en de relevante documenten (het ingevulde DMP en bijvoorbeeld ook het toestemmingsformulier en het informatieformulier) naar de facultaire privacyfunctionaris, Emma van den Dorpel (e.m.s.van.den.dorpel@BB.leidenuniv.nl). Als de privacyfunctionaris vaststelt dat er privacy kwesties zijn waar extra aandacht aan moet worden besteed, kan u worden gevraagd om uw aanvraagdocumenten te wijzigen voordat deze worden beoordeeld door de Commissie Ethiek tijdens de reguliere vergadering.

Na de goedkeuring van de datasteward en de privacyfunctionaris dient u zelf nog het aanvraagformulier in te dienen bij de Commissie Ethiek (ethics@hum.leidenuniv.nl).

Alleen complete aanvragen (ingevuld aanvraagformulier, en indien van toepassing het toestemmingsformulier en informatieformulier) die vóór de onderstaande deadlines bij de Commissie Ethiek zijn ingediend, worden besproken tijdens de volgende vergadering van de Commissie Ethiek.

Aanvullende documenten zoals subsidieaanvragen zullen niet in behandeling worden genomen. 

De volgende personen kunnen onderzoek aan de commissie voorleggen:

• Medewerkers in dienst van de Faculteit der Geesteswetenschappen of de Faculteit der Archeologie.
• Promovendi verbonden aan de facultaire Graduate Schools van de Faculteit der Geesteswetenschappen of de Faculteit der Archeologie.
• Personen die gebruik maken van faciliteiten van de Faculteit der Geesteswetenschappen of de Faculteit der Archeologie.
• Studenten die een research master volgen van de Faculteit der Geesteswetenschappen en die goedkeuring van hun docent hebben voor het indienen van een aanvraag

De commissie toets geen onderzoek dat uitgevoerd wordt door studenten. De begeleider/docent is verantwoordelijk voor het beoordelen of onderzoek door studenten ethisch aanvaardbaar is.

De Commissie Ethiek toetst enkel voorgenomen onderzoek en dus geen lopend of afgerond onderzoek. De aanvraag moet in begrijpelijk Engels opgesteld zijn. Mocht dit niet het geval zijn, kan de commissie de aanvraag terugsturen met het verzoek tot verduidelijking

Verkorte procedure

Voor onderzoek dat reeds goedkeuring heeft ontvangen van een Commissie Ethiek van een andere universiteit, dient enkel deze goedkeuring voorgelegd te worden aan de commissie. Als de Commissie Ethiek die de goedkeuring heeft verleend erkend wordt door de commissie, hoeft het volledige onderzoek niet voorgelegd te worden aan de commissie.

Als het voorgenomen onderzoek lijkt op onderzoek dat al ethische goedkeuring heeft ontvangen door de Commissie Ethiek, dient u het aanvraagformulier van het goedgekeurde voorstel en een korte samenvatting (maximaal 500 woorden) van de verschillen met het nieuwe voorliggende onderzoek in te dienen.

Data Commissie Ethiek

• Bijeenkomst: maandag 20 januari 2025 > Deadline: maandag 6 januari 2025
• Bijeenkomst: dinsdag 18 februari 2025 > Deadline: dinsdag 4 februari 2025
• Bijeenkomst: maandag 17 maart 2025 > Deadline: maandag 3 maart 2025
• Bijeenkomst: dinsdag 15 april 2025 > Deadline: dinsdag 1 april 2025
• Bijeenkomst: maandag 19 mei 2025 > Deadline: maandag 5 mei 2025
• Bijeenkomst: dinsdag 17 juni 2025 > Deadline: dinsdag 3 juni 2025
• (Bijeenkomst: maandag 14 juli 2025 > Deadline: maandag 30 juni 2025. Kan nog aangepast worden)

Uw aanvraag wordt eerst beoordeeld door de facultaire Privacy Officer. Mochten er complexe privacy-gerelateerde zaken spelen, kan het voorkomen dat de aanvraag wordt doorgeschoven naar een volgende bijeenkomst van de ethiek commissie.